2017年10月17日至20日，亞投行迎來了盛會連連的一周：法務(wù)局邀請了來自不同國家的一百余位國際知名專家學(xué)者舉行了為期近一周的法律周活動；行長宴請法國大使等連續(xù)三場重大宴請；秘書局組織了一年一次的國際顧問小組會議（IAP）以及聯(lián)合國副秘書長來訪會議。
從法務(wù)局正式告知活動的時間和日程起至活動正式開始之間僅6個工作日，在此期間又陸續(xù)接到IAP會議和高訪會議以及行長宴請的通知。為了工作的順利開展，我部立即召開了緊急籌備會，對各部門工作進行了梳理和統(tǒng)一安排，明確分工，責(zé)任到人。
由于此次會議規(guī)模大、人數(shù)多、級別高且時間穿插重合，為方便各部門順利展開工作，我部采取化零為整的工作模式，即將多個不同活動整合為一張日程表，并根據(jù)客戶需求不斷更新和調(diào)整，然后由各部門主管以一對多的模式與亞投行各組織部門、不同物資供貨商、不同餐廳等進行溝通接洽。每完成一項工作便通過拍照或現(xiàn)場查看等方式與客戶確認，確保工作準(zhǔn)確無誤。
由于亞投行方面負責(zé)活動的一些對接人為剛到任或無此類活動組織經(jīng)歷的秘書，因此我部未雨綢繆，提前著手，在客戶還未提要求時便提前將可能會用到的物資采購到位。而且，我部還在總結(jié)以往大型會議經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)亞投行不同部門的活動內(nèi)容，為其提供專業(yè)建議，比如會議室的選擇，會議用品的準(zhǔn)備，水牌、桌簽、wifi等標(biāo)識標(biāo)牌的打印等，并及時提醒秘書哪些亞投行員工有飲食忌口因此需調(diào)整菜單，參會人的座次排列是否需要調(diào)整等，得到了客戶對我們服務(wù)專業(yè)性和周到性的充分肯定。
由于這些活動正值十九大期間舉辦，因此安全問題顯得尤為突出。此次參會人員中外籍人士較多，近百人，而且每天參會人員還不完全確定，再加上中晚餐基本是在行內(nèi)享用，同時還要負責(zé)聯(lián)合國副秘書長、行長宴請法國大使期間的安保警衛(wèi)工作。根據(jù)亞投行行政處要求：一要做好高訪團的安保接待工作，二要保證會議期間一切安全，三參會人員只能在指定區(qū)域活動。我部從會場安全檢查、人員安檢、崗位部署、應(yīng)急預(yù)案的準(zhǔn)備以及對外協(xié)單位洲際酒店、威斯汀酒店和嘉里酒店進場后的安全管理都做了細致的準(zhǔn)備工作，為確保萬無一失安保主管李權(quán)翰每早7點多就到現(xiàn)場，待晚上所有人員撤場后才離開，同時為配合會服對會場、餐區(qū)的布置安保隊員共出勤36人次，協(xié)助搬運碼放桌椅。經(jīng)過大家的不懈努力圓滿完成此次安保任務(wù)。
我部工程組在第一時間得到活動通知后，就立即組織零修班開會，對會議召開前的設(shè)備設(shè)施檢查工作進行了周密的布署。首先對重點樓層、重要會議室及辦公室的水、電、照明、會場桌椅等設(shè)施設(shè)備進行了全面檢修，及時發(fā)現(xiàn)和消除各類不安全因素，確保設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)正常。其次，在會議召開的前三天，再此進行設(shè)備設(shè)施的巡查，確保萬無一失。同時，由于亞投行方面要求增加報告廳的綠植，因此工程管理員立即聯(lián)系運康公司增配了一些會議室內(nèi)的綠植，并對樓內(nèi)重點區(qū)域的綠植進行了重新調(diào)配。會議召開期間，會場及其他重點區(qū)域也安排了由班員、班長、工程主管、工程經(jīng)理依次巡視，四道防線確保檢查無死角，保障設(shè)備設(shè)施正常。
除這幾項大型活動外，我部還同時提供了70多場日常會議服務(wù)，在人手極為緊缺的情況下，我部客服組不僅要提供日常的客服服務(wù)，還需要同時為部門各班組人員統(tǒng)計加班人數(shù)并買好加班餐。此外，還積極配合其他部門工作，充當(dāng)了電梯服務(wù)人員、引領(lǐng)人員、前臺接待人員等工作，且多次加班加點帶客戶看會議場地，配合會服部發(fā)放訪客卡等工作，使整個會議保障工作得以有條不紊地進行。
自亞投行成立至今，我部門共為其提供了近50場重大活動的保障服務(wù)工作，而多場重大活動在同一時間幾乎同時進行對亞投行以及我部門而言尚屬第一次。我們通過各部門之間的有效溝通，快速響應(yīng)和通力配合圓滿完成了此次活動的保障工作，被客戶親切地稱為DRC同事，同時還得到了亞投行組織方以及行政部門的高度贊揚。
在未來的工作中，我部將再接再厲，不斷總結(jié)，并根據(jù)亞投行的工作和會議活動特點，將我們的工作制式化、統(tǒng)一化和DRC化，讓DRC服務(wù)嵌入到亞投行工作的點點滴滴，用我們對各項服務(wù)的用心、專心和耐心為DRC品牌走向國際而貢獻力量！
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