在香港特別行政區行政長官林鄭月娥女士結束對亞投行訪問的1小時內，亞投行設備設施與行政服務局(FASD)高級行政官員王湛便向我部發來電子郵件，表達對DRC服務保障工作的高度肯定，并表示“DRC的辛勤付出和專業素養保證了活動良好有序進行，很高興和DRC的同事們一同共事。”可以說，在亞投行大樓內發生的大事小情，項目部用腦用心，用高水平的服務將DRC品牌展現在亞投行面前。
（高級行政官王湛發來感謝郵件）
項目部于7月13日接到FASD郵件通知，香港特首林鄭月娥即將在7月26日訪問亞投行。對于這樣時間緊任務重的活動安排，項目部已逐漸適應并能夠積極處理。項目部為此第一時間召開工作協調會，確定會服部為工作的牽頭部門，并對客服部、工程部、秩序維護部和保潔部下達工作任務，確保特首訪問相關服務保障工作的質量。
客服部負責亞投行的行政庫房，會議服務相關用品均從此庫房出貨。客服部根據會服部發來的物資需求，逐一確認貨品數量，遇有短缺的貨品第一時間上報亞投行采購并跟進供貨商送貨進度，保證會議使用需求。客服部還負責全行公共會議室的預訂，為保證當天會議的會場秩序，經與會服部確認并報FASD批準，暫停會議當天9時至14時對21層會議室的預訂，并在項目部范圍內周知。為確保會議服務進程的連貫性，客服部的三名同志還承擔起三部臨時專用電梯的服務保障工作，做好所負責的環節工作。
（客服部提供專梯服務保障和會議物資支持）
工程部接到香港特首來訪的通知后，立即著手制定工程保障預案，組織人員每天對大樓重點區域進行檢查，確保大樓設備設施始終處于良好運行狀態。入夏以來，北京經歷多次大雨洗禮，由于亞投行大樓屋頂及幕墻防水問題，造成多處房間漏水，給此次保障工作帶來極大挑戰。行長辦公區是此次接待貴賓的重點區域，降雨直接導致辦公區內10余處漏水，會議室吊頂上的音箱更是被積水浸泡受損，嚴重影響了會議正常進行。工程部一方面聯系大物業維修，另一面積極采取應對措施，通過增加巡視頻次、安裝防水布、引流收集雨水、使用吹風機干燥等辦法，迅速有效解決了漏水對正常辦公造成的影響。根據預案內容，工程部認真完成來訪前各項準備工作，對配電箱、照明、空調、門禁和電梯等系統逐一進行檢查，并對負責專梯的同志進行上崗培訓，協調電梯廠家人員現場保駕。接待期間，工程部還安排三位維修人員在相關樓層配電間值守，出現突發狀況立即應對，保障會議室和餐廳的用電。
（工程部對全樓設備設施進行巡檢）
秩序維護部則協助行內做好香港特首林鄭月娥女士來行訪問期間的安全保衛工作。主要從7個方面著手進行準備工作：制定專項安保方案；根據活動的每一個時間節點，制定人員工作崗位職責，并落實到每個人員；對樓內全部的消防、技防、人防設備進行檢查，確保安全無虞；對大樓制高點進行全面把控，每半小時檢查一次，切實做好防護措施；增設安保人員，調配形象素質俱佳的隊員，落實專項保衛方案，全面提升服務品質；安保干部身先士卒，親力親為，數次實地考察現場，對行走線路、活動會場、周邊情況進行摸排檢查，真正做到無死角防控；協助做好會場和宴會廳的布置工作。秩序維護部于當天早上7點半召集現場安保隊員全體集合，召開動員大會，安保隊長和主管管理員均對此次活動進行了布置和安排，并帶領全體隊員逐一落實執勤位置和崗位職責。根據活動步驟，全體安保人員分為了外圍組、大堂組、電梯組、會場組、保障組、機動組等六個小組，分專人負責，每個環節的人員全部服從統一指揮，聽從調配命令。
（秩序維護部協助布置會場并落實崗位職責至每位隊員）
會服部作為本次活動牽頭部門更是責任重大，任務艱巨。在特首來訪前兩天，會服部剛剛順利完成對全行100余人大會以及85人訪問團來訪的會議服務保障。而在接到香港特首到訪亞投行通知的那一刻起，會服部就與亞投行多部門保持著密切溝通，即使特首行程尚未出爐，會服部仍然每天多次溝通，詢問進展。隨著高訪行程的初步擬定，會服部也第一時間制定了會議日程表，將亞投行方面提供的英文日程翻譯成中文并轉換為表格形式發至工作群。為使各部門更加清晰的了解所負責的工作，會服部在表中再次注明了各部門的職責，以及為每一場會議所設置的每一位的會議服務人員，確保了活動的萬無一失。盡管特首行程不斷調整，但會服部穩中不亂，條理清晰，根據現有的《高級別會議標準》，將工作安排得井井有條。會議標準是在總結了以往高訪團組接待的經驗，將各項標準固定并且細化后制定的制式性文件，會服部的每一次高級別會議都會參照該標準準備會議用品，為我們節省了很多精力，在緊張的工作節奏中提高了工作效率。
（會服部布置會場）
籌備階段除了要應對特首變化頻繁的行程，會服部另一個工作特點就是對接部門眾多。此次高訪活動，會服部需要和亞投行的四個部門對接，每個部門負責的事務不同，并且有時職責會有重合。因此，會服部秉持“一個部門為主，多次溝通確認”的原則，主要與行長辦公室秘書進行溝通，具體一些涉及其他部門的事項，會服部會與其他部門開會討論，然后再把結果反饋給行長辦秘書，盡到告知和確認義務。高訪當天，亦是對我們工作靈活性的一個考驗。由于會議比原計劃的時間整體縮短，因此導致午宴的開始和結束時間提前。因此，會服人員提前準備，隨時關注會場動態，并通知餐廳提前準備，確保了提前用餐的可能性。
（金行長同林鄭月娥特首成功會面）
本次服務保障工作的圓滿完成得益于項目部各部門的有序分工和密切協作。在接下來服務亞投行的日子里，我部會再接再厲，以飽滿的精神狀態、嚴格的會議標準和靈活的應變能力迎接每一次活動，將激情與嚴謹帶入每天的工作中去，讓DRC的品牌形象深入每一位亞投行員工的心中。
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