邀請信函按一定格式書寫和打印。因公出國團邀請信函紙應為標有邀請單位名稱（地址、電話、傳真等）的公文紙。
邀請信函的內容應包括：1、 被邀請人的姓名、性別、出生年月日、出生地址、護照號碼、身份、工作單位名稱、地址和電話或家庭地址、電話；2、 邀請目的（比如：商貿考察、參加國際會議、經貿恰談、展覽等）；3、行程安排、訪問地點；4、 在國外的費用由誰負擔；5、 邀請信函簽發時間、地點；6、 邀請人親筆簽名 ，具體視領館的要求而定。
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