如何做好簽證工作 -- 我的心得體會
2015-09-18
大家好，我叫范亦君，是二部新西蘭使館的中秘，自1998年畢業以來一直在簽證處工作。十多年的時間，我有機會接觸了各種各樣簽證方面的工作，比如回答咨詢，接收簽證申請，面談翻譯，調查核實，審理簽證申請以及處理申請投訴等等。
說實在的，一開始我并不是特別希望在簽證處工作，總感覺商務處或者文化處的工作會更有意思。但是現在一晃在簽證處工作了這么多年, 多姿多彩也許說不上，但我還是覺得這個工作對我而言是順利而且舒心的，所以我也希望能和大家一起分享一下我的心得體會。我相信不同的使館會有不同的要求，所以也請大家根據自己的實際工作情況具體問題具體分析。
在簽證處工作，我盡量做好以下三點：
1. 準確 - 工作上小心謹慎，確保準確
2. 準時 - 嚴格遵守時間上的要求，工作越早完成越好
3. 積極 - 提供優質的客戶服務，積極面對工作
在工作上做到準確無誤
在簽證處工作， 除了遵紀守法，不能收受賄賂這些最基本的原則以外，細心謹慎，條理分明應該是對簽證處工作人員的另一個基本要求。在保證不犯原則性問題的同時，我們也不能在工作中頻繁出現失誤，特別是不能有說不清楚的情況發生。
在日常工作中我會特別注意：
1. 遵守工作程序：比如如何接受申請，如何處理咨詢，如何對待送禮請客等等。如果因為某些原因而不能遵守規定的話，我們一定要明確說明情況。如果有些規定已經落伍，不符合實際情況了，我們也一定要向主管提出來，對規定進行補充，說明或者更改。我們不能忽視工作程序，按照自己覺得正確的方式工作。對簽證工作來說，過程和結果同樣重要。
2. 盡量避免因為馬虎而犯錯。有的時候因馬虎而犯的小錯有可能會導致我們意想不到的嚴重后果。
那么我們應該怎么做才能盡量使自己的工作做到準確無誤呢?
1. 多了解自己的工作。在接受培訓的時候，我們不僅僅要了解如何做，也要弄清楚為什么這么做，那么做為什么就不對。這樣不僅印象更加深刻，另外也會減少發生那種 “啊？我不知道這么做不對！”的情況的發生。
2. 培訓不可能涵蓋所有情況，在實際工作中如果遇見沒遇到的情況而自己又不是很確定的話，請一定和其他人確認一下，不能想當然。
3. 工作要求要用紙筆記錄下來，不能只憑記憶。培訓資料，平時收到的郵件通知，會議記錄等等都應該有條理的保留下來。
遵守時間要求
在簽證處工作， 遵守時間規定有的時候甚至可能比“正確”更重要。我們對“正確”的判定有可能因為考量角度的不同而不同，但是時間上的要求是明明白白的，大多數使館對簽證審理時間都會有一定的規定，沒有達到就是沒有達到。
在規定時間內完成一項工作并不是問題，最大的挑戰是同時完成很多工作，不能顧此失彼。而后者往往是我們簽證處工作人員每天面臨的情況。不知道大家有沒有聽過這么一個如何在有限的時間內完成更多的工作的理論：我們首先想象一下我們所擁有的時間是一個碗，而各種工作分別是大石頭，小石子，砂子和水。 大石頭是我們最重要最緊急的工作，而水則是最不重要最不緊急的。大家覺得我們如何才能最好地把這些石頭砂子水放進碗里呢？。。。讓我們試著先在我們的碗里放進最大的石頭，當大石頭放不下以后，再放小石子在大石頭的間隙里，然后我們撒砂子填滿整個碗，最后我們把水倒進去。與拿起什么放什么相比，這樣的安排可以使我們最大限度填滿碗，也就是說在我們可以按照工作的性質的不同，通過合理分配工作，而將有限的時間最合理的應用。
我們可以在實踐工作中逐漸體會時間的合理運用。這里我有兩點體會：
1. 工作一定要在規定時間內做好，而且越早處理越早完成越好。我們千萬不能把工作留到最后，眼看時間要到了才開始著手。因為在實際工作中常常會發生一些事先想不到的問題。這種情況一旦發生，我們就很難在規定時間內高質量的完成工作。在工作上我們千萬不能有畏難心理，因為工作太復雜太花時間而遲遲不愿意開始。我覺得既然這個工作反正也得做，那不如干脆早點做完，一次做好。
2. 如果工作量大，實在做不了的話我一定會提出來尋求幫助。也許有人覺得這樣做不好，但我覺得最不好的情況反而是接受了工作而完不成，因為這樣既沒有完成工作也耽誤了時間。我們在工作中一定要考慮實際情況，永遠做到 “言必行，行必果”。
提供優質的客戶服務
可能很多人會覺得在簽證處工作不受氣不求人，總是高高在上。可在簽證處工作過的同事一定會有不同的體會。我就曾經看到過好幾次我們前臺的工作人員，特別是剛剛畢業的小姑娘，因為受委屈而偷偷掉眼淚。如果有這種事情發生我們應該怎么對待呢?
1. 調整自己的心態，別鉆牛角尖。
換位思考，讓我們試著從簽證申請人的角度考慮問題。畢竟出國對每一個人來說都是一個重大的決定，而且需要花費大量的時間精力做準備。如果要求沒有得到滿足，有些人可能會控制不住自己的情緒以各種方式發泄他們的不滿。這個時候就需要我們保持冷靜，不要生氣，更不要自己對號入座覺得他們針對的是我們個人。
2. 注意原則性和靈活性的掌握
嚴格遵守規定當然非常重要，但在有些場合，特別是針對即將爆發的客戶，我們也需要掌握一定的靈活性， 在說“不行”之前想一想是不是真的不行，或者有沒有什么委婉的說詞。
但是我們對待代理公司或者中介機構的態度一定要明確。當我們和代理公司，特別是那種純以盈利為目的的私人公司打交道的時候，應該盡量完全按照規定辦事。因為一方面我們和代理公司的交往是長期的，我們需要他們遵守我們的規定。另一方面代理公司往往會得寸進尺，如果今天我們接受了一份材料不齊的申請，明天他們也許就會要求我們幫助批準一個不該批準的申請人。代理公司會想方設法和我們的工作人員建立私人關系，這個需要大家格外小心。對于不合理的要求，我們一定要說不。
3. 如有需要，請尋求幫助。
在工作的時候，我們代表的不是個人而是一個機構。所以如果一旦發生我們無法控制的情況，請大家記得尋求你的同事或主管的幫助。你的同事和主管不會因此而責怪你，相反的如果事情沒有得到正確的處理，后果反而會更嚴重。
人際關系的處理雖然在一定程度上與性格有關，但其實也是有技巧而言的。我相信大家隨著經驗的增長，一定會逐漸總結出最適合自己的工作方式。
有效地表達自己的意見:
最后我想再鼓勵大家在工作中勇于表達自己的想法，不懂就問，有不同的意見就要表達出來。當然這里也有幾點是要注意的：
1. 提意見并不等同于發牢騷。發牢騷是情緒的發泄，對于解決問題沒有什么幫助。而表達自己的意見是需要擺事實講道理，有根有據的，在提意見的同時如果我們還能再提出建議就更好了。
2. 請理解不是所有的意見和建議都一定能夠得到滿足。有的時候意見更多的是表達自己的想法與態度，請大家不要因為覺得意見提了也沒有用就放棄。
對于新人來說，有的時候可能會對表達自己比較畏縮。其實大家可以試著先從小地方做起，比如每天主動與同事打招呼，在吃午餐的時候和大家多聊幾句等等。我們應該在工作中積極，樂觀，樂于溝通，樂于接受改變。
希望我的這些個人體會對大家有幫助，希望大家工作愉快。
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