公文的概念
公文是公務(wù)文書的簡稱，習(xí)慣上也稱之為文件。
定義：公文是國家機構(gòu)和其他社會組織在公務(wù)活動中為行使法定職權(quán)而制作和使用的具有規(guī)范體式的文書。
分類：根據(jù)公文的不同作用，可分為三類：
法定公文：國務(wù)院辦公廳規(guī)定的行政公文為12類13種。即命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要。
事務(wù)公文：指各單位常用的處理日常事務(wù)的文書，也稱為通用事務(wù)文書。如：計劃、總結(jié)、簡報、信息、調(diào)查報告等。
專用公文。指軍事、外交、司法、財經(jīng)、貿(mào)易等各領(lǐng)域使用的公務(wù)文書。如：訴訟、合同、照會、財務(wù)計劃、預(yù)算報告等。
我局各級機關(guān)所使用的主要是法定和事務(wù)公文。如《北京外交人員服務(wù)局2001--2005年職工培訓(xùn)規(guī)劃》（事務(wù)公文）、《北京外交人員服務(wù)局關(guān)于醫(yī)療費用報銷有關(guān)事項的通知》（法定公文）、工資表（專用公文）。
公文審核10要素：
1、標題 2、主送機關(guān) 3、人名 4、地名 5、單位 6、時間7、數(shù)字 8、標點符號 9、引文 10、附件
上述10要素是主辦單位、主辦人和主辦領(lǐng)導(dǎo)對呈文實行核校的依據(jù)，按10要素審核無誤后方可呈報。
常用法定公文
根據(jù)局辦發(fā)《公文樣本》，我局常用的法定公文包括：請示、報告、通知、函、會議紀要、電話記錄、傳真7項。
*請示、報告
請示 上行文。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
簽批格式：
根據(jù)局辦發(fā)[2005] 2號《關(guān)于局內(nèi)呈文及核文的要求》，局內(nèi)呈文簽批格式為：
1、上呈局領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件，各單位領(lǐng)導(dǎo)在"主辦單位簽發(fā)"欄內(nèi)簽批。對局領(lǐng)導(dǎo)的稱呼寫全名和職務(wù)。對本單位其他領(lǐng)導(dǎo)的稱呼不寫職務(wù)，三個字的姓名直接列名，兩個字的姓名寫全名。
例：請xx、xx核，呈xxx副局長/局長助理審批/閱示
xxx（簽名并注明日期）
2、簽批時，要注意給局領(lǐng)導(dǎo)留出適當(dāng)空間。
3、如需局內(nèi)單位會簽，應(yīng)分別在"局內(nèi)會簽"欄內(nèi)按排序?qū)憰瀱挝幻Q的規(guī)范簡稱。
4、簽批附有發(fā)文的請示件，可不必在所附發(fā)文上簽批，但請示件中應(yīng)有"連同------一并審批"字樣。
5、各單位領(lǐng)導(dǎo)在核批圈閱時，須注明日期。
行文要求：
1、標題：寫明制發(fā)機關(guān)（可省略）、事由（什么事）和文種（請示），除書名號或引號外，不得添加任何標點，簡明扼要。
2、主送機關(guān)：一個。
3、正文：開頭-簡要陳述情況，闡述理由；主體-要求指示、批準或解決什么事，一文一事；結(jié)尾-另起一行，"妥否，請批示"或"妥否，請審批"。
行文格式：
1、標題為小2號仿宋字加黑；正文為仿宋3號字。
2、附件與正文之間空一行；落款與附件之間空兩行；日期與落款之間空一行。
3、行文日期用中文大寫，"零"則寫為"О"。
4、層次序數(shù)：第一層為"一"，第二層為"（一），第三層為"1"，第四層為"（1）"。
5、用局簽報用紙（見公文樣本）
請示范例（見公文范例）
報告 （陳述性）上行文。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議。
行文要求、格式與"請示"相同。
報告與請示的區(qū)別：
1、行文目的不同：請示是請上級批準或指示，需批復(fù)；報告是向上級匯報工作、反映情況，提出建議，不需批復(fù)。
2、行文時間不同：請示是在工作開展之前；報告是在工作結(jié)束或告一段落之后。
3、收文處理不同：請示必須批復(fù)；報告一般不作批復(fù)。
報告范例（見公文范例）
*通知、函：
通知 下行文。要求周知并執(zhí)行的事項。使用頻率高、適用單位多、內(nèi)容最廣泛。
行文要求：
1、標題：同"請示"；
2、正文：開頭-發(fā)文緣由（理由、目的、依據(jù)或情況）；主體-通知的事項（具體明確）；結(jié)尾-強調(diào)式"特此通知"或"無尾式"；
3、發(fā)文機關(guān)和成文日期。
4、用局公函用紙（見公文樣本）。
通知范例（見公文范例）
函 一般為平行文。用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題；向相關(guān)部門請求批準。有公函（法定公文）、便函、私函之分。使用廣泛、事務(wù)性強、功能多樣。
行文要求：
1、標題：正式標題，含制發(fā)機關(guān)、事由和文種。
2、主送機關(guān)：一般為一個；
3、正文：開頭-發(fā)函原因；主體-具體事項，就事論事；結(jié)尾-慣用結(jié)語。如"專此函告"等。
4、用局公函用紙（見公文樣本）。
公函范例（見公文范例）
*會議紀要、電話記錄
會議紀要 紀-記載、整理；要-要點。反映會議概況，記載會議主要精神和議定事項。
行文要求：
1、版頭：固定。如XX會議紀要；標題多種形式，一般為"發(fā)文機關(guān)+事由+會議紀要"。
2、正文：會議主題（時間、地點、主持人、參加人和會議主題；議定事項（分條列項，會議原意）。
3、擇要而記，系統(tǒng)化、條理化。
行文格式：版頭固定，正文同"請示"
會議記要范例（見公文范例）
會談記錄格式（見公文樣本）
電話記錄 記錄來電人所述事宜及處理結(jié)果。
行文要求：
1、來電內(nèi)容如實記錄，不加修飾。
2、務(wù)必記錄來電人姓名、單位、電話號碼、來電時間。
3、及時處理并將處理意見轉(zhuǎn)告來電人。
行文格式：見局電話記錄用紙（公文樣本）。
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