公文格式要點
一、發文號及用紙
（一）、平行文和下行文
1、以外交人員服務局的名義對外發的公文，文號由發文機關代字、年份和序號組成，如：局發+〔年〕+序號。具體表示為：局發〔2007〕23 號。此類文件由局機要室統一編號（加蓋局章）。
2、由職能處室或公司主辦，以服務局的名義發的公文，文號需在單位簡稱前加個"局"字，如局勞人〔2007〕23 號。此類文件由主辦單位編號登記（加蓋局章）。
3、以職能處室或公司名義發的公文（多見于通知或函），文號為單位的簡稱，如：勞人〔2007〕23號，此類文件由主辦單位編號[加蓋處（公司）章]。
4、格式要求：
（1）、公文統一使用"北京外交人員服務局"紅頭公文紙；
（2）、文號要用小3號仿宋_GB2312字體（以下簡稱仿宋體）；
（3）、年份用阿拉伯數碼全稱和六角括弧，如〔2007〕；
（4）、序號不加虛位"0"，不搭虛字"第"；
（5）、將文號寫于公文紙紅頭下第一行右側，標題上方；
（6）、請參照各單位公文編號表。
（二）、上呈文
1、以服務局的名義上呈外交部領導并需要批復或提出意見、建議的文件應使用"中華人民共和國外交部簽報用紙"，文號按照印制格式填寫，如（2007）局發字第23號。此類公文由局機要室統一編號。文號手寫、打印均可。
2、由職能處室或公司主辦，以服務局的名義上呈外交部領導并需要領導批示或提出意見、建議的文件也使用"中華人民共和國外交部簽報用紙"，文號要在單位簡稱前加"局"字。如：（2007）局勞人字第23號。此類文件由主辦單位編號登記。
3、以職能處室及公司名義上呈局領導并需要領導批示或提出意見、建議的文件，為節約起見暫沿用原局簽報用紙B5版。文號按照印制格式（單位+年）字第X號填寫，如：（勞人2007）字第23號。文號手寫、打印均可。
（三）、主辦單位呈（局）領導閱知的文件一般使用A4紙，如情況反映、情況匯報等。由主辦單位編號，格式同公函。請在頂端空三行或自定，預留足夠的空白供領導簽批。
二、標題
（一）、公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。一般為"關于XXXXXX的請示"（發文機關可略）。
（二）、要求：
1、標題使用小2號仿宋體，加黑；
2、語言精練、表述嚴謹（事由+文種）；
3、避免口語化；
4、題文名稱、說法表述要一致；
5、除書名號外，一般不用標點。
三、主送機關（指文件主要發送的單位）
主送機關指文件主要發送的單位。
1、平行文和下行文可以有多個主送機關，上行文應當主送一個機關；如需其他相關的機關閱知，可以抄送。
2、使用"北京外交人員服務局"紅頭公文紙的公函類文件給下屬或平行單位的寫主送機關，如："局內局屬各單位"、"外交部行政司并北京市規劃委員會"等。使用"北京外交人員服務局公文簽報用紙" 的局內上呈類公文，由主辦機關領導簽報給會簽單位和局領導，正文開始前不打印主送機關名稱。
3、公文簽報用紙中，主送機關與會簽單位不能并列，將會簽單位寫在會簽欄內。
四、簽批與用章
簽批與用章的原則是簽字不蓋章、蓋章不簽字。
（一）、簽批：使用公文簽報紙和普通A4白紙的，由主辦單位領導簽發。標準："請XX、XX核后呈XXX局長（副局長、總經理）審批或閱示（注意給局領導簽批留出適當空間）。對局領導的稱呼寫全名和職務。對本單位其他領導寫稱呼不寫職務。三字的名字只列名，兩個字的名字寫全名。成文落款注明單位及日期，不需加蓋公章。領導在核批圈閱時需注明日期。
（二）、用章：使用"北京外交人員服務局"紅頭公文紙時，經主管（局）領導批準后，在落款處不打印單位名稱，打印成文日期加蓋公章即可。蓋章標準：端正、居中，下壓成文時間。
（當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當下弧有文字時，采用中套方式， 即印章中心線壓在成文時間上。）
五、我局常用公文文種與結尾的對應關系
公文中常用的對應關系
1、公文種類為請示時，結尾應為"妥否，請示（請批示）"；
2、公文種類為報告時，結尾應為"特此報告"，或希望批復意見時寫"以上報告當否，請批示"等；
3、公文種類為情況匯報時，結尾應為"以上（情況）特報"；
4、公文種類為通知時，結尾應為"特此通知"或不寫；
5、公文種類為函時，結尾適宜使用致意性的詞語，如"此致敬禮""特此函告""特此申請""可否，盼復"等。
六、正文：此文所要說明的事情，一般由開頭、主體、結尾三部分組成。
要求：
1、使用3號仿宋體；
2、語言簡潔明了，將所述事情講明即可，不需添加修飾詞；
3、一文一事，一事一報；
4、行文中的公元、世紀、年代、年月日使用阿拉伯數字，年份要求寫完整。如：20世紀90年代、1998年12月；
5、如有附件，將附件目錄緊接正文另起一段。
附件：
1、
2、
6、層次序數：第一層為"一"，第二層為"（一）"，第三層為"1"，第四層為"（1）"。
七、成文落款及日期
要求：
1、落款與正文之間空二行，日期與落款之間空一行。不需寫落款，日期與正文之間空四行；
2、落款的寫法應為"二ОО七年三月四日"。"О"在"插入"的"特殊符號"欄中查找。
八、文字要求
要求：
1、按照十要素加強校對，避免"硬傷"；
2、盡量做到題文一致、簡明清楚、消滅語法錯誤；
3、單位領導修改后的文稿，打印謄清后呈報上一級領導。
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